20年分・1.8万件の設備トラブル報告書を、症状を書けば近い事例が出る状態にして3工場へ展開

1.8万件あるのに、探せるのはファイル名だけだった

国内3工場で電子部品を製造しています。設備トラブルが起きるたびに報告書を作る運用が20年以上続いており、蓄積は約1.8万件。症状、発生した設備、原因、対処内容、再発防止策を書いて、共有フォルダに保存しています。 問題は、検索できるのがファイル名だけだったことです。ファイル名は年度と工場、通し番号の組み合わせで、中身を示す情報が含まれていません。目的の事例を探すには、フォルダを開いて1件ずつ中を確認するしかありません。実際に探した場合で平坧40分。見つからないまま終わることも多く、そもそも探さないのが常態になっていました。 代わりに使われていたのが、経験20年以上の保全員への口頭確認です。該当するのは数名で、「その症状なら5年前に同じことがあった」と記憶から引き出せます。ただし在席している時間帯に限られ、夜間に設備が止まった場合は当直者が自宅へ電話をかけていました。件数は月22件です。 その記憶を持つ保全員の多くは50代後半で、数年内に退職を迎える見込みでした。