取引先340社から届く1日150件の注文を、メールとFAXのまま読み取って入力を確認だけにした

注文の形式は取引先ごとに違い、同じ先でも担当者で変わる

従業員110名、ゴム・樹脂部品の製造メーカーです。取引先は約340社で、注文はメールとFAXで届きます。件数は1日におよそ150件。 注文の形式は取引先ごとに違います。自社の発注書をPDFで送ってくる先、メール本文に直接書いてくる先、Excelを添付する先、FAXで手書きのメモを送ってくる先。同じ取引先でも担当者によって形式が変わることもあります。 これを受注担当3名が読み取り、基幹システムに入力します。1件あたり平均4分、日1人あたり3時間強。午前中に届いた分を午後に入力する運用でした。 入力ミスも起きます。品番の枝番を見違える、数量の桁を間違える。月に6〜8件で、出荷直前に見つかれば良いほう、気づかなければ誤出荷になります。受注担当の1名が退職を控えており、この体制を維持するのは難しい状況でした。